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2019年度教育信息化优秀案例丨西安交通大学:探索“多校区”业务服务新模式
2020-05-27 14:57:00
中国教育网络
作者:锁志海 任炜 刘宏磊 徐墨 罗军锋

  “一网通办”,关键在“通”,落脚在“办”,途径在“网”,目标是“一”。

  深化“互联网+服务”,充分运用信息化手段提高服务质量和效率,推进“一网、一门、一次”的行政效能改革。

  对于师生来说,一站式服务能让办事更方便、更快捷,更轻松,是校园生活不可或缺的好帮手。

  一站式大厅服务对象覆盖本科生、研究生、教职工、校友及校外人员等各类对象,业务功能囊括生活、学习、人事、教学、IT等各类事务,平台终端涵盖PC端、App端、微信及小程序等各种入口,系统功能越来越丰富。如何建设好师生一站式服务大厅,并真正服务到师生成为了各高校一个重要议题。

  建设理念

  西安交通大学于2017年开始摸索适合学校现状的网上一站式审批与服务模式,建设中始终秉承让师生“少跑一段路、少推一扇门、少说一句话”的服务理念,学校多部门积极配合,努力推进。

  西安交通大学师生综合服务大厅不仅要建设满足师生“要办事、到大厅”的一站式办事平台,同时要将流程建设能力本身作为服务,提供给各职能部门、各书院、学院甚至是更小的单位主体。该模式打破了原先只能由网信中心集中管理信息化建设的模式,将更多的自主权还给业务部门,进而拉动学校整体信息化生态繁荣。同时将学校大数据分析碎片化,业务场景化,把业务流程和数据统计服务融合到一起,将数据分析也变成一种服务的形式,更便捷直接地呈现出来。

  学校师生综合服务大厅与数字校园高度集成,利用数字校园的统一身份认证、数据共享、统一消息推送等基础服务,实现校园业务“入口统一、标准一致、数据共享、通知速达”的全新互动生态,并且与业务系统深度对接,保障服务大厅走完的审批数据可以直接进入业务系统,服务大厅也可以获取业务系统的数据,减少师生填写表单的数量,快速办理业务。

  此外,学校已经实现了学籍证明在线打印等自主打印服务,学生在服务大厅发起线上申请,审批通过后在线下自助打印设备直接打印。后续逐步增加公共资源预约与智慧教室设备的对接,线上服务申请与智能门禁的对接等等,逐步实现与物联网设备相融合。

  西安交通大学自2018年启动一站式服务大厅建设以来,已完成建设校务服务指南,集成了全校各部门的职责和事项说明书;已联动党校办、学生处、校团委、宣传部、保卫处、研究生院等15个职能部门,全面覆盖教师、学生、访客等多类服务对象,稳定运行45项服务审批流程,打通了校内外业务的渠道。

  建设成果

  西安交通大学师生综合服务大厅于2018年9月1日正式上线,为全校师生提供在线一站式办理业务的快捷通道。恰逢学校全面入驻创新港迫在眉睫,网信中心充分利用技术与数据优势,创新服务意识,带动四个校区综合校务信息化服务的整合与优化,打通线上线下的办理模式间隔,打通四个校区的物理间隔,打通职能部门间的业务间隔,实现师生业务一站式、一体化办理。2018年12月23日,西安交通大学师生综合服务大厅进行了全面升级改版。

  1. 平台功能

  师生综合服务大厅支持PC端、移动交通大学APP客户端、微信企业号、微信小程序多终端的功能、事项办理和消息提醒同步。待办消息提醒更加多样化,新增支持微信消息提醒的功能。办事全流程及用时长短可监控,跨部门业务流转更加透明化。

  最具特色的功能是连通了PC端大厅和微信企业号与小程序。首先,支持打开微信即可发起业务申请,还支持将任意服务入口转发到个人微信或微信群,实现业务服务的社交化传播。其次,待办消息提醒会实时直接推送到审批人的微信,审批人点击消息,实现一键审批,很好地诠释了在线办事不再受限于时间、地域、终端设备的优越性。


“师生综合服务大厅”移动端

  2. 业务设计

  师生综合服务大厅实现服务对象的全面覆盖,包括本科生、研究生、教职工、校友及校外人员,真正打通了校内外的信息化服务一体化。选择优先上线的业务是基于师生最迫切最急需的使用需求及职能部门、书院学院最强烈的业务需求,秉持着师生“少跑一段路,少推一扇门”的原则。

  目前公共服务业务包括个人信息修改、工资公积金查询、网络VPN申请、活动/讲座申请等;本科生相关业务包括去向登记、在读证明、因私/因公出访、书院调整、宿舍安装空调等;研究生相关业务包括研究生学籍异动、去向登记、困难补助等;教职工相关业务包括域名申请、固定IP办理及信息备案、教职工兼职借调、车辆通行证办理等;访客即校友、校外人员的服务包括博物馆预约,大巴车进校预约、临聘人员账号或校园卡延期等。

  师生服务大厅自启用以来,累计访问量达到70万次,累计服务师生30万人次,系统日访问量高达1660次平均每月跨部门业务在线办理量1.8万起,线上业务办结率高达95%,最短审核耗时不足1分钟,有效节约了师生办理业务的时间,同时也表明学校师生对一站式办事理念的认可和推进。

  其中,最受关注的服务是活动/讲座申请,学生讲座和活动与第二课堂、“四个一百”活动紧密结合,业务经由宣传部、物业处、保卫处、两办等15个节点审核,有效规范了意识形态等方面的审查。活动/讲座申请业务学期访问量高达3945次,发起554条,最短流程耗时1小时,相比线下跑部门,极大提高了业务流转效率。

  最快捷的服务是“本科生在读证明申请”,该服务流转6个节点,最短耗时33分钟,足以见得全面在线办理后能够节约大量时间。以往办理本科生在读证明(异地护照)申请,需要线下奔赴学院、书院、学生处、教务处等多部门,既费时又耗力。现在学生可直接在线申请办理护照所需的在读证明,经由多级审核通过后,在自助机上打印,只需前往校办加盖校章即可。

  最热门的服务是“学生假期去向登记”,截止目前,已支撑寒暑假、元旦、清明、五一等假期去向填报,业务发起量高达9万起,从之前线下需要至少一周的多级数据收集,到目前实时掌握学生登记情况。班长、辅导员、书院、学工部可以随时查询对应权限下的学生去向统计。该业务真正从信息报送上提高了效率,从数据管理上优化了业务流程。

  建设趋势

  师生综合服务大厅是西安交通大学2019年重点工作之一。学校从数据同步治理、业务优化、业务系统入口整合等方面着手,助力业务从线下到线上、从有纸到无纸、从分散到集中的整合,探索入驻创新港“多校区”业务服务新模式。

  师生综合服务大厅后续主要解决业务系统的拆分与合并的问题,拆的目的是为了能将一个个巨大的单体业务系统拆分为更小的业务管理单位,实现业务部门独立部署和运维,降低相关耦合度。合是为了让拆分以后的各个业务管理单位在统一平台下能够良好地互联融合。总而言之,“拆”是基础,“合”是关键。

  (本文刊载于《中国教育网络》杂志2019年9月刊,作者:锁志海、任炜、刘宏磊、徐墨、罗军锋,单位为西安交通大学网络信息中心。)

  进入专题>>2019高校信息化创新实践方案展示

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